Печать

Обеспечить офис канцелярскими товарами, бумагой и другими мелочами не менее важно, чем купить офисную мебель, технику и нанять персонал. Только это нужно сделать не единожды, а на протяжении всей рабочей деятельности.

Важность систематических закупок

Канцтовары и расходные материалы для офисаИногда отсутствие бумаги для принтера тормозит огромную проделанную работу, а отсутствие мелких канцелярских принадлежностей не дает достойно оформить отчет и в подобающем виде предоставить его клиенту. Чтобы этого не случалось, важно озаботиться системой обеспечения офиса необходимыми расходными материалами.

Самым неудачным способом снабжения офиса будет покупка необходимых товаров после того, как обнаружится их полное отсутствие в момент их острой необходимости. Работу в офисе придется прервать на то время, что потребуется для приобретения и доставки покупок. Отсюда следует, что стоит создать план заблаговременной покупки всего, необходимого для офиса.

Для разработки этого плана необходимо составить список всего, что может понадобиться. Стоит помнить, что в офисе работают не только принтеры и степлеры, но и живые люди. Поэтому им потребуется многое из того, что бывает у каждого дома, например, сахар или тряпка для пола.

 

Список всего необходимого для офиса может включать:

Когда установлено, что понадобиться, необходимо определить в каких количествах это будет необходимо. На первых порах можно ориентироваться только по количеству персонала, объему работы и нормам расхода. Но позднее более надежным основанием для прогноза потребностей станет информация о предшествующем периоде. То есть если в прошлом месяце было потрачено 10 пачек бумаги, а в наступающем месяце работы будет в 2 раза больше, значит, потребуется 20 пачек.

На изменение потребности может влиять не только объем работы, но и ее специфика, а также численность персонала, количество рабочих дней в месяце или какие-либо непредвиденные обстоятельства.

Влияние излишних закупок на работу офиса

Отрицательное воздействие имеет не только недостаток в запасах офисных принадлежностей, но и их излишек.

Чтобы избежать слишком большого запаса расходных материалов для офиса, нужно правильно определить интервал между закупками. Чем более надежной, продуманной и стабильной является система снабжения офиса, тем реже нужно осуществлять закупки. Обычно пополнение запасов офиса один раз в месяц является достаточным. Крупные компании закупают расходные материалы один раз в квартал.

Важно, чтобы был назначен один человек, ответственный за снабжением офиса всем необходимым. Вероятнее всего, таким человеком станет офис-менеджер. Он может иметь помощника в этом вопросе, но ответственность должен нести единолично.

Правильный выбор поставщика

К значительным успехам в снабжении офиса приведет удачный выбор поставщика. Можно выделить ряд критериев, которые позволят оценить компанию-поставщика:

В Курске компанией, соответствующей всем перечисленным требованиям, является «ТК Мега Офис». Компания занимается комплексным оснащением офисов. Мы будем рады помочь вам наладить обеспечение офиса всеми необходимыми товарами.